Добавление финансового отчёта

Введение

Кнопка «Добавить финансовый отчет компании» на странице компании позволяет поделиться недостающей финансовой отчётностью: загрузить PDF-документ, указать его тип, год и период, а затем следить за статусом обработки. Это руководство описывает только эту кнопку — поля окна загрузки, правила заполнения и весь путь отчёта: от отправки файла до появления документов и показателей на странице компании.

Загрузка файла не означает мгновенной публикации. Документ последовательно проходит проверку, автоматическое распознавание текста, отдельное решение проверяющего, извлечение таблиц и публикацию. На каждом этапе у загрузки обновляется статус, и его видно в списке «Мои загрузки по этой компании», а все ваши загрузки по всем компаниям собраны в настройках аккаунта .

Кнопка и окно загрузки

Кнопка «Добавить финансовый отчет компании» находится в шапке страницы компании, рядом с её названием, и изображает документ со столбиками. Нажмите её, чтобы открыть окно «Добавить финансовый отчет». Если вы ещё не вошли в аккаунт, вместо окна откроется страница входа: после авторизации вернитесь на страницу компании и нажмите кнопку снова — как зарегистрироваться, описано в статье «Регистрация и вход» .

В окне находятся название компании, поля загрузки, сообщения об ошибках и список «Мои загрузки по этой компании». Компания уже выбрана по открытой странице — отдельного поля для её изменения нет. Чтобы загрузить отчёт другой организации, сначала откройте её страницу.

Поля формы

1. Тип отчёта. Обязательное поле с четырьмя вариантами:

   • Бухгалтерский баланс — активы, собственный капитал и обязательства на отчётную дату.
   • Отчёт о прибылях и убытках — доходы, расходы и финансовый результат.
   • Отчёт об изменении собственного капитала — изменение капитала за период.
   • Отчет о движении денежных средств — поступления и выплаты денежных средств.

   Выбирайте форму, которая содержится в PDF, а не ту, чьё название ближе к нужному показателю: от выбора зависит, какие таблицы будут искаться в документе.

2. Отчетный год. Обязательное поле. В списке доступны годы от текущего до 2015 включительно; будущий год не принимается.

3. Период. Обязательное поле. Выберите I, II или III квартал либо «Годовой». Отдельного IV квартала нет: для годового отчёта выбирайте «Годовой».

4. PDF-файл (до 1 МБ). Обязательное поле. Выбирается один документ формата PDF. Точный предел — 1 000 000 байт: файл размером 1 048 576 байт уже превышает его. Подпись поля подсказывает, что отчёт отправится на автоматическое распознавание текста и это может занять до часа.

5. Комментарий. Необязательное поле длиной до 2000 символов — например, источник отчёта или пояснение. Если оставить его пустым, к загрузке автоматически добавится стандартное описание (тип отчёта, период и дата отправки).

I квартал относится к окончанию марта, II — июня, III — сентября, годовой отчёт — декабря. Выбирайте период, за который составлен отчёт, а не месяц его скачивания или загрузки.

Ссылка «сожмите PDF» в подписи поля открывает внешний сервис сжатия в новой вкладке. После сжатия нужно самостоятельно выбрать полученный файл в форме: сайт не уменьшает документ автоматически.

Что проверить в документе

Убедитесь, что это отчёт открытой компании, а выбранные тип и период совпадают с содержимым документа.

Для пользовательских загрузок распознаются только первые четыре страницы. Нужные таблицы должны находиться в этой части документа; если они начинаются позже, подготовьте отдельный PDF с нужными страницами, сохранив заголовки, даты, единицы измерения и строки итогов.

Для пополнения финансовых показателей используются суммы в тысячах BYN — тысячах белорусских рублей. Обработка не пересчитывает рубли в тысячи и не переводит валюту отчёта: проверьте единицы исходного документа.

Отправка и закрытие окна

Нажмите «Загрузить отчет». Пока идёт отправка, кнопка показывает «Загружаем…» и повторное нажатие недоступно; окно в это время закрыть нельзя. После успешной загрузки поля очищаются, список ваших загрузок обновляется, появляется сообщение «Отчет загружен и отправлен на обработку.» — это подтверждение приёма файла, а не завершения его публикации.

«Отмена», крестик, щелчок вне окна или клавиша Escape закрывают окно и очищают форму. Закрытие окна после успешной загрузки не отменяет начатую обработку.

Почему загрузка может не пройти

Форма проверяет, что заполнены тип, год и период, выбран файл и он не превышает размер; дополнительно проверяется, что загружен настоящий PDF с расширением .pdf.

Для одной компании, типа отчёта и периода допускается только одна действующая запись. Новая загрузка не принимается, если:

• такой отчёт уже официально опубликован у компании;
• этот же тип за тот же период уже загружен — вами или другим пользователем — и не находится в статусе «Ошибка обработки».

Разные типы отчётов за один период добавляются независимо друг от друга. Пустой список «Мои загрузки» не означает, что период свободен: чужие загрузки и опубликованные отчёты в нём не показываются.

После статуса «Ошибка обработки» период освобождается, и можно попробовать загрузить исправленный документ снова. Если не удалось сохранить или передать файл на обработку, загрузка также отмечается ошибкой — проверьте список своих загрузок перед повторной попыткой. Сообщение об ошибке показывается в окне; часть текстов может быть на английском языке.

Мои загрузки по этой компании

Внизу окна находятся ваши загрузки по открытой компании, начиная с последних. Для каждой показаны тип отчёта, период, год и текущий статус.

Нажатие на название открывает загруженный вами исходный PDF в новой вкладке. Ссылка ведёт к оригиналу документа, а не к таблице распознанных данных.

Список обновляется при открытии окна и после каждой новой загрузки; сам по себе он за статусами не следит. Чтобы увидеть свежий статус, закройте и снова откройте окно. Во время обновления показывается «Загрузка…», пустой список сопровождается сообщением «Вы еще не загружали отчеты для этой компании.».

Что означают статусы

Не у каждого этапа есть собственная подпись: поиск таблиц, подготовка Excel и сохранение документов внутри одного статуса не различаются. Отсутствие смены статуса в открытом окне также может означать, что список просто не обновлялся.

Все ваши загрузки в настройках аккаунта

Полная история ваших загрузок по всем компаниям собрана на странице настроек аккаунта , на вкладке «Обращения и загрузки» — рядом с обращениями по качеству данных. Подробнее о настройках аккаунта рассказано в статье «Личный кабинет» .

Для каждой загрузки в таблице показаны:

• Тип — тип обращения или отчёта, например «Бухгалтерский баланс»;
• Статус — те же статусы обработки, что и в окне загрузки;
• Награда — начисленные баллы, если загрузка была вознаграждена;
• Объект — компания, к которой относится загрузка;
• Детали — период отчёта и ссылки на исходный PDF и распознанный текст OCR (MD);
• Дата — когда была отправлена загрузка.

Список в настройках удобен, когда загрузок много: здесь видно состояние всех ваших отчётов сразу, без перехода на страницы отдельных компаний. Ссылки из колонки «Детали» открывают документы в новой вкладке и ведут к тем же файлам, что и в окне загрузки.

Как проходит обработка отчёта

Путь пользовательского отчёта состоит из четырёх этапов: приём заявки, автоматическое распознавание, проверка человеком и извлечение данных с публикацией. Между распознаванием и извлечением всегда стоит отдельное разрешение проверяющего.

Если любой этап завершается ошибкой, отчёт не переходит к следующему шагу успешного пути, а загрузка получает статус «Ошибка обработки» (когда сбой удаётся зафиксировать). Ниже каждый шаг описан подробнее.

Этап 1. Проверка заявки

Проверяются выбранная компания, тип отчёта, год, период, формат и размер файла. Затем — не занят ли этот тип отчёта за тот же период опубликованным отчётом или чужой действующей загрузкой.

Выбранные вами компания, тип и период сопровождают документ на всём пути: автоматика не исправляет ошибочный выбор в форме.

Этап 2. Сохранение исходного PDF

Для принятой заявки создаётся запись вашей загрузки со статусом «Загружен, ожидает обработки», исходный файл сохраняется в неизменном виде, и документ ставится в очередь на распознавание.

Оригинал нужен для двух целей: открыть PDF из списка загрузок и позже приложить исходник к опубликованным документам компании. Успешное сохранение файла ещё не означает, что его таблицы удастся прочитать.

Если сохранить файл или передать его на распознавание не удалось, загрузка получает «Ошибка обработки», а период освобождается для повторной попытки.

Этап 3. Ожидание группы и распознавание

Загруженные файлы объединяются в общую группу с документами других пользователей (до 100 файлов, накопление — до 10 минут) и отправляются на распознавание одной партией. Это экономит ресурсы, но каждый файл в группе оценивается отдельно.

Распознавание превращает текст и таблицы первых четырёх страниц PDF в текстовое представление:

• изображения и картинки в результат не переносятся;
• верхние и нижние колонтитулы страниц отделяются от основного содержимого и в таблицы не попадают;
• страницы после четвёртой не распознаются ни сейчас, ни позже.

Задача этапа — прочитать документ. Здесь не рассчитываются коэффициенты и не добавляются показатели компании.

Этап 4. Готовность результата и статус

Готовность группы проверяется примерно раз в 10 минут. Успех группы в целом не означает, что распознан каждый файл: результат проверяется индивидуально для вашего документа. «Ошибка обработки» возникает, если распознавание не удалось, результат пуст, отсутствует, отменено, не уложилось в отведённое время — или если распознанный текст превысил допустимый объём (около 1 МБ текста).

Успешно распознанный текст сохраняется отдельно от исходного PDF, и только после сохранения загрузка переводится в «Обработан / на проверке». Если доставка результата задержалась, система может повторить попытку позже в пределах суток — повторную загрузку файла при этом делать не нужно.

Этап 5. Проверка и разрешение

Проверяющий просматривает распознанный текст и решает, передавать ли документ дальше. Автоматически следующий этап не запускается, и повторное нажатие «Загрузить отчет» его тоже не запускает.

Перед передачей система дополнительно убеждается, что исходный PDF и распознанный текст принадлежат именно этой заявке и этой компании. После разрешения загрузка получает статус «Отправлен на обработку». На этом шаге ещё ничего не публикуется — он лишь открывает путь дальше.

Этап 6. Чтение распознанного текста

Дальнейшая обработка использует уже сохранённый текст; исходный PDF заново не распознаётся. Проверяется, что текст доступен и не превышает допустимый объём. Если получить его нельзя, извлечение таблиц не начинается.

Дальнейшие задания обрабатываются строго по одному, поэтому перед публикацией возможна очередь из других документов.

Этап 7. Поиск финансовых таблиц

Из текста убирается служебное оформление, оставшееся от распознавания, — лишние пустые колонки, попавшие в таблицу сведения о компании и подобные артефакты. Затем выделяются таблицы, похожие на бухгалтерские формы:

• таблица должна содержать не менее трёх столбцов и трёх строк данных;
• в шапке должен быть финансовый заголовок либо в таблице должно быть не менее трёх строк с кодами строк;
• продолжение таблицы на следующей распознанной странице присоединяется к предыдущей, если оно идёт без нового заголовка и содержит строки с кодами.

Слишком короткие или неподходящие таблицы отбрасываются. Если пригодных таблиц не нашлось, обработка завершается ошибкой. Такой отбор подтверждает, что таблица похожа на финансовую, но не проверяет достоверность её цифр.

Этап 8. Подготовка строк, дат и чисел

В подходящих таблицах находится столбец кодов строк. В итоговые данные проходят строки с двух- или трёхзначными числовыми кодами; пояснительные строки и строки без подходящего кода не переносятся.

Даты в заголовках столбцов приводятся к месяцу и году, когда в заголовке удаётся распознать название месяца и год. Неоднозначная дата автоматически не исправляется подбором периода из формы — для баланса непонятные даты могут помешать публикации.

При подготовке сумм:

• пробелы между разрядами убираются (5 622 → 5622);
• число в круглых скобках считается отрицательным ((4 218) → -4218);
• пустая ячейка или прочерк становятся нулём;
• сохраняется целая часть числа до запятой (1 986,99 → 1986);
• значение, которое не удалось разобрать, тоже может превратиться в ноль.

Поэтому итоговая таблица — не точная копия оформления и дробных значений исходника, а спорные числа стоит сверять с PDF. Валюта не пересчитывается: значения остаются в тех единицах, в которых составлен отчёт.

Этап 9. Подготовка Excel

Очищенные таблицы собираются в один Excel-документ выбранного типа отчёта: коды строк, столбцы периодов и подготовленные значения. Это табличная версия вашего отчёта, а не копия исходного PDF.

Если после очистки не осталось пригодных строк или Excel не удалось подготовить, публикация не продолжается.

Этап 10. Подготовка исходника к публикации

Исходный PDF копируется к документам компании. Ваша первоначальная копия при этом не удаляется. Если исходник отсутствует, пуст или его не удалось сохранить рядом с документами компании, успешная публикация не подтверждается.

При повторной обработке уже существующий непустой PDF компании сохраняется, а не заменяется новой копией.

Этап 11. Проверка перед публикацией

Проверяются пригодность подготовленного Excel, его допустимый размер (не более 2 МБ) и наличие исходного PDF. Для бухгалтерского баланса дополнительно проверяются даты и шесть обязательных итоговых строк:

Все шесть итогов нужны для каждого распознанного столбца периода, и выбранный в форме отчётный период обязан присутствовать в результате. Итоги должны быть числами, а не пустыми ячейками. Если одна итоговая строка за период встречается несколько раз, одинаковые значения допустимы, а противоречащие друг другу — нет.

Сравнительные данные за прошлые периоды, приведённые в отчёте, проверяются по тем же правилам: ошибка в сравнительном столбце может остановить публикацию всего баланса. Пропущенные итоги не восстанавливаются автоматическим расчётом из других строк, а ноль, возникший при распознавании, остаётся нулём — сверяйте важные суммы с исходником.

Этап 12. Публикация документов и данных

После успешной проверки к компании добавляются ссылки на исходный PDF и подготовленный Excel — они становятся частью раздела финансовой отчётности на странице компании.

Для бухгалтерского баланса дополнительно добавляются отсутствующие значения шести показателей; уже опубликованные значения не перезаписываются. Из одного отчёта могут добавиться показатели не только выбранного периода, но и прошлых — из сравнительных столбцов. После добавления балансовых данных пересчитываются расчётные коэффициенты компании. Регистрация документов, добавление показателей и обновление коэффициентов выполняются как единое изменение: при сбое эта часть публикации не подтверждается.

Для остальных трёх типов отчётов публикуются документы и подготовленные таблицы; их строки шесть балансовых показателей и графики автоматически не пополняют.

Повторная публикация не заменяет уже зарегистрированные документы и показатели.

Этап 13. Итоговый статус

После подтверждённой публикации загрузка получает статус «Решена». При ошибке извлечения таблиц, подготовки документов или публикации — «Ошибка обработки», если отметку удалось доставить.

Публикация данных и изменение статуса — отдельные действия, поэтому документы у компании могут появиться раньше, чем список загрузок сменит «Отправлен на обработку». Ошибка обновления статуса не отменяет успешно опубликованные данные.

Если отчёт долго не меняет статус

Сначала заново откройте окно загрузок: оставленный открытым список сам не обновляется. Затем проверьте раздел финансовой отчётности компании — не появились ли документы нужного периода.

• «Загружен, ожидает обработки». Результат распознавания ещё не подтверждён: заявка копит общую группу и проверяется периодически, раз в несколько минут.
• «Обработан / на проверке». Распознавание завершено; для продолжения требуется решение проверяющего — это может занимать время.
• «Отправлен на обработку». Идёт извлечение таблиц и публикация либо ещё не доставлена итоговая отметка; перед публикацией возможна очередь из других документов.
• «Решена», но новых показателей нет. Проверьте тип отчёта: только баланс автоматически пополняет финансовые показатели. Уже опубликованные значения не заменяются, а новые данные могут отобразиться через несколько минут после обновления страницы.
• Ошибка обработки. Наведите курсор на статус, чтобы увидеть причину, если она сохранена. Проверьте читаемость таблиц, первые четыре страницы, выбранные тип и период; после этого период свободен для новой загрузки.

Кнопки повторного запуска или редактирования принятой заявки в окне нет. Если статус долго не меняется или непонятно, опубликован ли результат, сообщите об этом команде сервиса, указав компанию, тип отчёта, год, период и текущий статус. Не выбирайте заведомо неверные год или тип, чтобы обойти запрет повторной загрузки.

Краткий глоссарий

• Финансовая отчётность — документы о финансовом положении и результатах деятельности компании за определённый период.
• Бухгалтерский баланс — отчёт об активах, собственном капитале и обязательствах, из которого здесь извлекаются основные финансовые показатели.
• Отчётный период — квартал или год, к которому относится загружаемый документ.
• Распознавание документа — автоматическое преобразование текста и таблиц из PDF в читаемый текст для дальнейшей обработки.
• Сравнительные данные — значения прошлых периодов, приведённые в отчёте рядом с текущими.
• Финансовый коэффициент — соотношение показателей баланса, которое пересчитывается после добавления новых балансовых данных.